Protectia datelor personale

Incepând cu data de 25.05.2018 devine aplicabil Regulamentul 2016/679 privind protecția

persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera

circulație a acestor date, cunoscut și sub acronimul GDPR (General Data Protection Regulation).

1. Informații generale

1.1. Operatorul de date

Operatorul care procesează datele cu caracter personal este:

S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.

Arad, jud. Arad, str. Pelicanului nr. 6, 310212

C.U.I. RO24628046

J02/1863/2008

kiraly.zsolt@dataSPOT.ro

1.2. Responsabilul cu protecția datelor (DPO)

Puteți contacta persoana responsabilă cu protecția datelor:

Paul Stoica

Tel. 0748 309 925

Email: paul.stoica@gdprarad.ro

2. Ce sunt datele cu caracter personal?

"Date cu caracter personal" înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau

identificabilă ("persoana vizată") în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un

nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe

elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale

sau sociale.

3. Ce înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal și ce date sunt prelucrate de S.C.

DATASPOT COMPUTERS S.R.L. ?

"Prelucrare" înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter

personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace

automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau

modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau

punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau

distrugerea.

S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. colectează următoarele date:

- date de identificare: numele, prenumele, seria și numărul actului de identitate și alte informații

conținute de acestea, adresa de corespondență;

- semnătura clientului;

- semnătura angajatului;

- alte informații care derivă în urma prelucrărilor efectuate de S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.,

cum ar fi: identificatorul unic generat la nivel de S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. pentru fiecare

client în parte, istoricul contractual, istoricul financiar, informații specifice despre serviciile

contractate de la S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. și despre felul în care clientul le-a utilizat;

- corespondența electronică cu clientul;

- imagini video din locațiile fizice ale S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., cu scopul de a menține un

nivel ridicat de securitate;

- cookies (Google Analytics cookies:_ga si _gid care sunt folosite pentru identificarea user-ilor).

Ce sunt cookie-urile și cum sunt acestea utilizate?

Cookie-urile sunt fișiere de mici dimensiuni, alcătuite în general dintr-un șir de caractere, sau părți

dintr-un fișier, care la accesarea unui site sunt salvate în browser-ul utilizat de către calculatorul,

telefonul, tableta sau orice alt dispozitiv prin care se accesează on-line respectivul site. La fiecare

accesare ulterioară a site-ului browser-ul utilizat trimite către server-ul respectivului site acest fișier,

în scopul de a permite identificarea unui vizitator care a revenit pe site.

În general, site-urile folosesc cookie-uri pentru a facilita oferirea către vizitatori a unor funcționalități

care nu pot fi asigurate în lipsa acestora de protocolul http, protocol de tip text care este cel mai des

utilizat pentru accesarea informațiilor on-line de pe servere web (www). Aceste funcționalități

constau în managementul sesiunilor utilizatorilor, păstrarea unei sesiuni autentificate, păstrarea

preferințelor pe o pagină vizitată (de exemplu, aspecte legate de funcționalitatea sau de afișarea

grafică a paginilor), păstrarea produselor într-un coș de cumpărături și altele.

Când o persoană accesează site-ul ca vizitator, un cookie este trimis către browser-ul său de internet

și salvat pe hard-disk-ul computerului său, dar aceasta poate bloca salvarea cookie-urilor prin

modificarea setărilor browser-ului său.

Cookie-urile pot stoca informații ce au un caracter personal (de exemplu, cod de identificare al

vizitatorului, preferințe personalizate sau un istoric al paginilor vizitate). Aceste informații nu sunt

generate de cookie-uri, ci de către vizitator, în momentul în care acesta completează formularele online, se înregistrează pe site, utilizează sisteme de plăți electronice etc. Deși cookie-urile sunt stocate

în memoria calculatorului, telefonului, tabletei sau a oricărui alt dispozitiv utilizat pentru accesarea

unui site, cookie-urile nu pot accesa sau citi alte informații stocate în respectivul dispozitiv.

Cookie-urile nu sunt viruși, nu sunt compilate sub formă de cod și nu pot fi executate. În consecință,

acestea nu se pot auto-copia, nu se pot răspândi în alte rețele pentru a genera anumite acțiuni și nu

pot fi utilizate pentru răspândirea de viruși.

În funcție de durată, cookie-urile pot fi cookie-uri de sesiune sau cookie-uri permanente.

Cookie-urile de sesiune au o durată de stocare temporară, limitată doar la durata sesiunii în care un

anumit vizitator accesează site-ul. La momentul închiderii sesiunii sau a browser-ului, toate

informațiile stocate sunt șterse.

Cookie-urile permanente sunt stocate în dispozitivul utilizat de către vizitator și nu sunt șterse la

momentul închiderii sesiunii sau a browser-ului.

Browser-ele web oferă funcționalități de setare a nivelului de securitate a informațiilor, permițând

vizitatorilor să opteze ca preferințele lor să nu fie înregistrate, astfel că se poate bloca utilizarea

oricărui cookie prin modificarea setărilor browser-ului. Pentru a utiliza facilitățile de setare a nivelului

de acceptare a cookie-urilor, în majoritatea cazurilor se accesează secțiunea „Setări” / „Internet

options”, sub-secțiunea „Confidențialitate și securitate” / „Privacy” din meniul de browser (în funcție

de browser-ul utilizat).

Dezactivarea opțiunii de acceptare a cookie-urilor poate avea ca implicații imposibilitatea accesării

unora dintre cele mai importante secțiuni ale site-ului. Din acest motiv este recomandabilă

acceptarea cookie-urilor aparținând site-urilor pe care le considerați de încredere. În orice moment

doriți aveți posibilitatea de a șterge cookie-urile stocate în dispozitivul pe care îl utilizați, accesând

secțiunea „Setări” / „Safety”, sub-secțiunea „Confidențialitate și securitate” / „Delete browsing

history” din meniul de browser (în funcție de browser-ul utilizat).

4. De unde sunt obținute datele cu caracter personal pe care le prelucrează S.C. DATASPOT

COMPUTERS S.R.L.?

S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. prelucrează date cu caracter personal referitoare la Client, la

mandatarii Clientului, legali sau convenționali, precum și la persoanele ale căror date sunt furnizate

de către Client lui S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., în vederea obținerii unui produs sau a realizării

unei operațiuni/prestări de serviciu. Persoanele fizice ale căror date cu caracter personal sunt

prelucrate poartă denumirea de "Persoane vizate".

S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. se adresează următoarelor persoane vizate: angajați proprii,

clienți (chiar și după încetarea relației contractuale), clienții potențiali, candidații care doresc să se

angajeze în cadrul S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., vizitatorii website-ului S.C. DATASPOT

COMPUTERS S.R.L..

Datele sunt obținute direct de la Client și/sau de la un împuternicit al Clientului (în momentul în care

se completează formulare sau documente ale S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., este accesată o

pagină de internet, sau prin alte mijloace de comunicare). În plus, S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.

poate obține datele de mai sus și prin consultarea unor surse externe (instituții și autorități publice,

registre publice, baze de date electronice, informații disponibile în mediul online sau terți abilitați).

5. În ce scopuri prelucrează S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. date cu caracter personal?

Scopurile pentru care S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal

sunt:

- furnizarea de servicii și bunuri prin intermediul tututor canalelor disponibile în acest sens (locații

fizice, internet, telefon, etc.);

- efectuarea unor activități de gestiune economică, financiară și/sau administrativă în S.C. DATASPOT

COMPUTERS S.R.L.;

- centralizarea operațiunilor și menținerea unei baza de date interne în care să fie stocate

informațiile cu privire la persoanele vizate, pentru a putea fi utilizate de către departamentele și

structurile S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. în activitățile acestora;

- contactarea Clientului/altei persoane vizate prin intermediul mijloacelor de comunicare cu scopul

de a-i aduce la cunoștință/notifica informații despre produsele contractate (de ex. expirare termen,

neîndeplinire obligații, modificare/completare caracteristici, costuri, funcționalități, beneficii);

- furnizarea de servicii suport pentru solicitările Clientului/persoanei vizate (de ex. informații

adiționale despre produse, actualizarea unora din datele de identificare, soluționarea cererilor,

reclamațiilor și a petițiilor fomulate), atât în locațiile fizice ale S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., cât

și prin intermediul mijloacelor de comunicare (telefon/email/poștă);

- crearea sau analizarea de profiluri pentru îmbunătățirea produselor/serviciilor, pentru promovarea

personalizată/generală, pentru efectuarea de activități de marketing direct prin intermediul oricăror

mijloace de comunicare (telefon/email/poștă/fax/sms sau a unor reclame adresate în mod direct și

specific unei anumite persoane) în cazul în care Clientul a acceptat aceasta;

- analizarea comportamentului Clientului/oricărei persoane care acceseaza website-ul, prin folosirea

de cookies, atât ale S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., cât și ale terților, cu scopul de a furniza un

conținut general sau particularizat, oferte adaptate intereselor utilizatorilor;

- efectuarea de analize interne (incluzând analize statistice), atât cu privire la produse/servicii, cât și

cu privire la portofoliul de clienți;

- arhivarea atât în format fizic cât și electronic a documentelor;

- soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror alte petiții/plângeri/solicitări la care S.C.

DATASPOT COMPUTERS S.R.L. este parte;

- pentru înregistrarea video a prezenței persoanelor în locațiile fizice ale S.C. DATASPOT COMPUTERS

S.R.L., cu scopul de a menține un nivel ridicat de securitate;

- pentru îndeplinirea obligațiilor legale (întocmirea actelor salariale, raportarea la instituțiile publice

îndreptățite).

6. În ce temeiuri prelucrează S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. date cu caracter personal?

S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal în scopurile menționate

mai sus, în baza următoarelor temeiuri:

- în baza consimțământului Clientului, acordat în mod explicit;

- pentru executarea unui contract la care Clientul/persoana vizată este parte (furnizarea de

servicii/produse), pentru a face demersuri pre-contractuale la cererea Clientului sau pentru a furniza

Clientului informații despre produsele și serviciile oferite de S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.;

- în baza unei obligații legale aflate în sarcina S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. (de ex. identificarea

și prevenirea fraudelor);

- în baza interesului legitim al S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. (de ex. centralizarea operațiunilor,

funcționarea unei baze de date interne, îndeplinirea operațiunilor curente pentru desfășurarea

activităților, dezvoltarea și îmbunătățirea serviciilor, asigurarea unui nivel ridicat de securitate atât la

nivelul sistemelor informatice, cât și la nivelul locațiilor fizice, în special în ceea ce privește

descoperirea și minimizarea riscurilor ce pot afecta S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.).

7. Care sunt consecințele refuzului de a comunica datele personale?

Prelucrarea datelor cu caracter personal solicitate de către S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. prin

formulare/alte canale de comunicare este obligatorie, cu excepția cazului în care prelucrarea se

întemeiază doar pe acordul Clientului. În acest caz, Clientul va fi informat că furnizarea datelor,

respectiv a acordului, este opțională. În celelalte cazuri, refuzul va determina imposibilitatea

furnizării de servicii sau produse de către S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L..

8. Cine sunt destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de S.C. DATASPOT COMPUTERS

S.R.L.?

Destinatarii datelor pot fi:

- furnizori de servicii: servicii IT (mentenanță, dezvoltare software), arhivare în format fizic/electronic,

curierat, furnizori de servicii de marketing, de monitorizare a traficului și comportamentului

utilizatorilor;

- furnizori de servicii de contabilitate;

- autorități publice centrale și/sau locale.

9. Cât timp sunt prelucrate și stocate datele cu caracter personal?

În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către

S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. pe tot parcursul relației contractuale și după finalizarea acesteia,

în vederea conformării legale aplicabile în domeniu, inclusiv, dar fară limitare, la dispozițiile în

materia arhivării.

Informațiile colectate de cookies sunt stocate timp de 26 de luni în vederea realizării de analize și

rapoarte legate de performanțele website-urilor. Ele vor fi șterse ulterior acestei perioade.

Imaginile video sunt stocate pentru o perioadă de 30 de zile.

Informații din fișele clienților/fișele de service se păstrează pe tot parcursul relației contractuale și

după finalizarea acesteia, în vederea conformării legale aplicabile în domeniu, inclusiv, dar fară

limitare, la dispozițiile în materia arhivării.

10. Care sunt drepturile persoanelor vizate și cum pot fi exercitate?

Persoana vizată are urmatoarele drepturi:

- Dreptul la informare - dreptul de a primi informații detaliate privind activitățile de prelucrare

efectuate de S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., conform celor prevăzute în prezentul document;

- Dreptul de acces - poate solicita și obține confirmarea faptului că datele sale cu caracter personal

sunt prelucrate sau nu de către S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L., iar în caz afirmativ poate solicita

accesul la acestea, precum și anumite informații. La cerere, S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. va

elibera și o copie a datelor cu caracter personal prelucrat, copiile suplimentare putând fi tarifate în

funcție de costurile efective ale S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.;

- Dreptul la rectificare – dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte și

completarea celor incomplete;

- Dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) – în situațiile reglementate expres de lege (în

special în cazul retragerii consimțământului sau în cazul în care se constată că prelucrarea datelor cu

caracter personal nu a fost legală), persoana vizată poate obține ștergerea respectivelor date.

Urmare a unei astfel de solicitări, S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. poate să anonimizeze datele,

lipsindu-le de caracterul personal și să continue astfel prelucrarea în scopuri statistice;

- Dreptul la restricționarea prelucrării – în situațiile reglementate expres de lege (în special în cazul

în care se contestă exactitatea respectivelor date pe perioada necesară pentru determinarea acestei

inexactități sau în cazul în care prelucrarea este ilegală, și nu se dorește ștergerea datelor, ci doar

restricționarea);

- Dreptul de opoziție – se poate opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în

care se află, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim al S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.

(inclusiv creării de profiluri) sau realizate în exercițiul unui interes public sau al unei autorizări cu care

este investită S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L.;

- Dreptul la portabilitatea datelor - poate primi datele cu caracter personal într-un format structurat,

care poate fi citit automat, sau poate solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator.

Acest drept este aplicabil numai: (i) pentru datele cu caracter personal furnizate de către Client S.C.

DATASPOT COMPUTERS S.R.L., (ii) dacă prelucrarea datelor cu caracter personal este realizată prin

mijloace automate și (iii) dacă prelucrarea are ca temei legal fie executarea unui contract, fie

consimțământul persoanei vizate;

- Dreptul de a depune plângere - poate depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor

cu caracter personal de către S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. la Autoritatea Națională de

Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;

- Dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe

consimțământ, acesta poate fi retras oricând. Retragerea consimțământului va avea efecte doar

pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă;

- Drepturi suplimentare aferente deciziilor automate utilizate în procesul de furnizare a serviciilor

și produselor S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. – în cazul în care S.C. DATASPOT COMPUTERS

S.R.L. ia decizii automate în legătură cu datele cu caracter personal, persoana vizată poate (i) cere și

obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, (ii) își poate exprima punctul de vedere

cu privire la respectiva prelucrare și (c) contesta decizia.

Clientul poate exercita aceste drepturi fie individual, fie cumulat, prin transmiterea unei cereri scrise,

datate și semnate, la sediul S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. Arad, jud. Arad, str. Pelicanului nr. 6,

310212 sau prin E-mail: kiraly.zsolt@dataSPOT.ro.

În plus, S.C. DATASPOT COMPUTERS S.R.L. a desemnat un Ofițer pentru Protecția Datelor (”DPO”),

care poate fi contactat dacă există nelămuriri cu privire la orice aspect ce ține de protecția datelor cu

caracter personal prin transmiterea unei cereri scrise, datate și semnate la următoarele date de

contact: Stoica Paul, Arad, Str. Călimănești, nr. 14, Bl. 36, Ap. 11 sau prin E-mail:

paul.stoica@gdprarad.ro.

Data 23.05.2018